به نقش تکنولوژی در تغییر جنبههای مختلف زندگی فکر کردید؟ در این مقاله قصد داریم نگاه دقیقتری به یکی از جنبهها داشته باشیم و ببینیم که پیشرفتهای تکنولوژی چطور دنیای کسبوکار را تحت تاثیر قرار داده است.
پیشرفتهای تکنولوژی شرایط متفاوت و جدیدی را در جنبههای مختلف زندگی، از جمله دنیای کسبوکار، بهوجود آورده. ایدههایی که زمانی غیرممکن به نظر میرسیدند، حالا به لطف تکنولوژی ساده و سریع شدند. اما همراه با این پیشرفتها، چالشهای جدیدی هم ایجاد شده.
یکی از این چالشها، بیشتر شدن فاصله بین بخشهای مختلف سازمان و افراد است. با پراکندگی بیشتر تیمها، واحدها یا شعب مختلف در سازمان، نیاز به راهحلی برای افزایش هماهنگی و یکپارچگی، بیشتر از همیشه احساس میشود. در این شرایط، بهبود کیفیت ارتباطهای داخلی در سازمان، فقط یک گزینه بین راهحلهای موجود نیست، ارتباط ضروری و حیاتی است. بهبود کیفیت ارتباطهای داخلی در بخشهای مختلف سازمان، نقش موثری در تصمیم گیریها و پاسخگویی به چالشها و فرصتهای پیش رو دارد.
در کنار این تغییرات، طی سالهای اخیر این باور که افراد بهعنوان ارزشمندترین سرمایههای سازمان میتوانند با تزریق روح انسانی، تفاوتهای منحصر به فردی در کسبوکارها ایجاد کنند، بیشتر شده است. تمایزهایی که انسانها میتوانند با نوآوری، اشتراک ایدهها، سهیم شدن دانش و تجربه ایجاد کنند. تمام این ویژگیهای انسانی در بستر ارتباط و از طریق گفتگو ایجاد میشوند. گفتگو، یکی از عوامل بسیار مهم در عملکرد سازمانی بهشمار میرود که میتواند تاثیر مهمی بر بهبود ارتباطات، افزایش هماهنگی در سازمان و همینطور حرکت سازمان در جهت ارزشها داشته باشد. این موضوع میتواند باعث یکپارچگی هر چه بیشتر سازمان و افراد، رضایتمندی و ارتقای کلی شده و زمینهساز خلاقیت، نوآوری و پویایی در سازمان باشد.
در واقع، بسیاری از مشکلاتی که در سازمانها دیده میشود، از نادیده گرفتن اهمیت ارتباط و گفتگو ایجاد میشوند. نبود فضایی برای برقراری ارتباط با مدیران یا همکاران بهمنظور انتقال بازخوردها، انتقادات و پیشنهادات، میتواند بر عدم ایجاد دلبستگی و پیوند افراد با سازمان تاثیرگذار باشد. علاوهبراین، تمرکز بیشتر سازمان بر روی وظایف، اجرای فعالیتها و تولید بخشنامهها، بر ایجاد و تشدید استرس و ناامنی در محیط کاری تاثیرگذار بوده و میتواند باعث کاهش میزان انگیزه و رضایت افراد شود.
همچنین، مدیریت و انتقال اطلاعات در سازمان موضوعی است که بر فرآیندهای کاری تاثیر زیادی دارد، گاهی اوقات، سازمانها از شیوههای نامناسب برای مدیریت و اشتراکگذاری اطلاعات استفاده میکنند، که میتواند باعث ایجاد ابهام در فرآیندهای کاری و عدم هماهنگی بین تیمها در تصمیمگیری شود.
پلتفرمهای ارتباطی داخل سازمان
حتما شما هم در سازمانتان میبینید که ابزارهایی مثل واتساپ و تلگرام و دیگر پیامرسانها کمکم جایگزین ایمیل و ابزارهای قدیمیتر شدهاند، اما بنظر میرسد که این ابزارها هم برای ارتباط سازمانی کافی نیستند. دقیقا اینجاست که ایده طراحی پلتفرمهای ارتباطی داخل سازمان، بهعنوان راهحلی برای مواجهه با این چالشها مطرح شده است.
بهطور کلی، پلتفرمهای ارتباطی سیستمهای نرمافزاری هستند که شامل شبکههای اجتماعی، پیامرسانها، چت، فضای اشتراک فایل و سایر ابزارهای ارتباطی میشوند. طراحی اختصاصی این پلتفرمها، متناسب با نیازها و فرهنگ خاص هر سازمان، بستری سفارشی و امن برای ارتباطات داخلی ایجاد میکند.
در واقع، این پلتفرمها با ساختن کانالهای دیجیتال، قابلیتهای تکنولوژی را با تواناییهای منحصر بفرد انسانی ترکیب کرده و بستری برای گفتگو، ارتقاء کیفیت ارتباطهای و یکپارچگی بیشتر افراد و سازمان فراهم میکند.
مزایای استفاده از پلتفرمهای ارتباطی داخل سازمان
- بهبود ارتباطهای داخلی
پلتفرمهای ارتباط داخلی امکان ارتباط مستقیم و گفتگوهای پیوسته بین مدیران و کارکنان را فراهم میکند. این اتفاق چیزی است که در نظریات جامعهشناسی از آن با عنوان «رفت و برگشت گفتمانی» یاد میشود که بستر حرکت هر گروهی منجمله سازمان است (در مقالات آتی در مورد این مفهوم بیشتر مینویسیم). از آنجایی که گفتگو و دیالوگ باعث افزایش شناخت متقابل میشود، زمینهای برای شکلگیری اعتماد متقابل، ارتباطهای واقعی و دلبستگی بیشتر بین افراد و سازمان را فراهم میکند. همچنین، گفتگوهای شکل گرفته در این فضا تصویر واضحتری از واقعیت سازمان را نشان میدهد. چه مواردی در سازمان نیاز به توجه بیشتری دارند؟ اولویتهای سازمان مشخص است؟ آیا سازمان به سمت ارزشها حرکت میکند؟
- تسهیل اشتراکگذاری ایدهها، نظرات و دیدگاهها
بستر ارتباط داخلی، فضایی امن برای اشتراکگذاری ایدهها، دیدگاهها و همچنین دریافت بازخورد، برای افراد فراهم میکند. زمانی که امکان تبادل مسائل و ایدهها در گفتگوهای افراد وجود داشته باشد، فضایی برای تشویق افراد به ارائه ایدههای نو و پذیرش بازخورد فراهم میشود که به تدریج باعث فعال شدن نوآوری و خلاقیت در سازمان میشود. تصور کنید اگر هر یک از افراد بتوانند به راحتی ایدهها و بازخوردهای خود را با دیگران به اشتراک بگذارد و حس کنند که در پیشرفت سازمان نقش دارند، چه تفاوتی در عملکرد کلی سازمان ایجاد میشود؟
- تصمیمگیری سریعتر و همهجانبهتر
انتقال سریعتر اطلاعات از طریق پلتفرمهای ارتباطی داخل سازمان، زمان لازم برای تصمیمگیری در پاسخ به چالشها و فرصتهای پیش رو را کاهش داده و به شکلگیری پاسخی همهجانبهتر کمک میکند. این امر هماهنگی و همکاری بین تیمها را بهبود داده و تاثیر مستقیمی بر ارتقاء کیفیت خدمات سازمان دارد.
- بازسازی فرهنگ سازمان
بازسازی و تقویت فرهنگ سازمان، یکی از دیگر از خروجیهای مهم در روند بهبود ارتباطات داخلی بهواسطه پلتفرمهای ارتباط داخل سازمان هستند؛ گفتگوهای شکل گرفته در این بستر، اولویتها را مشخص کرده و منجر به جهتدهی بهتر افراد به سمت تصویر و اهداف کلی سازمان میشود.
بنابراین، افزایش سرعت و کارایی ارتباطها در سطوح مختلف سازمان، فعال شدن پتانسیلهای بالقوه، بهبود هماهنگی و همکاری بین تیمها، افزایش انعطافپذیری و کیفیت پاسخگویی، افزایش بهرهوری و بهبود کیفیت خدمات، از جمله مزایای استفاده از پلتفرمهای ارتباطی اختصاصی در سازمانها هستند.
آیا سازمان شما آماده است تا از این ابزارها بهره برده و سطح متفاوتی از هماهنگی را تجربه کند؟
اگر در این مورد کنجکاو هستید که چطور میتوانید با استفاده از پلتفرمهای ارتباطی مناسب، ارتباطات داخلی سازمان خود را بهبود ببخشید، با ما همراه باشید!
