به امپراطوری هیتلر فکر کنید!
هیتلر را رئیس یک سازمان فرض کنید؛ رئیسی بسیار مقتدر و توانمند! که هدفش کشورگشایی (شما بخوانید: توسعه و رشد سازمانش) بود. او برای رسیدن به هدفش از هیچ کاری (واقعا از هیچ کاری!!!) دریغ نکرد. او با تمام قدرت سربازانش (شما بخوانید کارکنانش) را به کاری که میخواست وادار میکرد. اما در نهایت فقط و فقط سه سال توانست امپراطوری خود را داشته باشد و در مدت دو سال روز به روز شکسته و نابود شد تا اینکه بالاخره خودکشی کرد!
در محیطهای کاری سنتی، (مثل امپراطوری هیتلر) جادهها یکطرفهاند! تصمیمات و دستورات از بالا به زیردستها میرسد. اما تجربه نشان داده این جادههای یکطرفه در کوتاهمدت به ناکجا آباد میرسند! ارتباطات درون سازمانی، همان جاده دوطرفهی گفتن و گوش کردن فعال است! شما در قرن 21 برای گسترش و تثبیت قلمرو خود، نیاز به این جادههای دوطرفه دارید. یک لحظه مطالعه را متوقف کنید و شرایط سازمانتان را از ذهن بگذرانید…
در سازمان شما چه میگذرد؟
آیا «گوش کردن» به نظر شما کار سادهای است؟ بررسی روی 8000 نفر از مشاغل مختلف، نشانداده که بیشتر افراد معتقدند که مهارت شنیدن را بیش از حد متوسط دارا هستند؛ اما به طور میانگین تنها 25% آنها در آزمون گوشدادن فعال، امتیاز مورد قبول را به دست آوردهاند.
شاید تا به حال، گوش کردن دقیق را، بهعنوان ابزار قدرتمندی برای مدیریت راهبرانه خود در نظر نگرفته باشید. اما امروزه، بسیاری از مدیران و کارآفرینان برتر، گوش کردن فعال را بهعنوان یک مهارت بسیار جدی میآموزند و به کار میگیرند و از منافع آن بهرهمند میشوند.
گوش دادن فعال چه منافعی برای شما دارد؟
«گوش کردن فعال» یک مهارت است. مثل مهارت تفکر خلاق یا مهارت حل مسئله، که آموختنی است!
گوش کردن فعال، ابزاری کلیدی برای یک مدیریت راهبرانه است، زیرا؛
- به روابط درون سازمانی عمق میبخشد
- بهرهوری سازمان را افزایش میدهد
- باعث افزایش دلبستگی سازمانی بین کارکنانتان شود (پیشنهاد میکنم مقاله مدل RESPECT در ایجاد دلبستگی سازمانی را بخوانید)
- به شما کمک میکند تا مورد اعتماد باشید (مقاله اعتمادسازی در سازمان زوایای دیگری از این مطلب را روشن میکند)
- گوش کردن فعال، کمک میکند تا مسائل را بهتر شناسایی و حل کنید
- به شما کمک میکند تا به توانمندسازی شخصی خود بپردازید
- مانع از دست رفتن اطلاعات ضروری میشود
نکته:
اگر اجازه دهید صحبت فرد مقابل به اتمام برسد، شما نتیجهگیری بهتری از سخنان او، خواهید داشت. این رفتار، به شما فرصتی برای درک درست آنچه موردنظر گوینده بوده فراهم میآورد. او در آینده بیشتر به نظرات شما توجه خواهد کرد و خیلی زود شما اعتماد صادقانه و ارزشمند آنها را به دست خواهید آورد.
مراحل گوش کردن فعال:
- تمرکز کامل بر سخنان گوینده
- تلاش برای درک حداکثری پیام (واژگان 8%، لحن 34% و زبان بدن 58% پیام را شکل میدهند)
- ارزیابی اطلاعات
- پاسخگویی متمرکز و فکر شده
نکته: بسیار مهم است که صحبت گوینده را قطع نکنید یا بدتر از آن، قبل از اینکه سخنش را کامل کند، سعی کنید جوابش را بدهید.
تکنیک گوش کردن فعال شامل چه قدمهایی است؟
ایجاد اعتماد و ایجاد رابطه
به من بگو چه کمکی میتوانم انجام بدهم؟
خیلی تحت تاثیر قرار گرفتم وقتی مطالب وبسایت تو را خواندم!
ابراز همدلی و نگرانی
من بسیار مشتاق کمک به تو هستم؛ میدانم چالش سختی برات پیش آمده!
میدانم که بازسازی یک شرکت بزرگ چقدر میتواند سخت باشد! روحیه کارکنان در این موقعیت چگونه است؟
توضیح مجدد برای درک متقابل
یعنی در مورد اینکه چه کسی مسئول دفتر جدید تو خواهد بود، احساس نگرانی داری؟
خب تو فکر میکنی ما نیاز داریم تلاشهای بازاریابی شبکهایمان را بازنگری کنیم؟
نشانههای غیرکلامی مانند سر تکان دادن، لبخند تأییدآمیز، ارتباط چشمی و تمایل به ادامه مکالمه
تأییدهای کلامی کوتاه مانند؛ آهان، بله، متوجهم، حتما همینطوره، فهمیدم، درسته و …
میفهمم؛ تو دوست داری بازخوردهای زود به زود نسبت به کارهات بهت ارائه بدم.
ممنونم! من قدردان زمانی که برای صحبت با من گذاشتی هستم.
پرسیدن سوالات باز
متوجه شدم که انتقاد (آقای…/خانم…) تو را آشفته کرده. کدام جنبه نقد او، بیشتر تو را اذیت کرد؟
مشخص است که وضعیت اخیر برایت غیرقابل تحمل است! دوست داری چه تغییراتی در این شرایط پیش بیاید؟
پرسیدن سوالات خاص برای شفافتر شدن موضوع
انتظار داری پروسه استخدام شما چقدر طول بکشد؟
میانگین دستمزد مورد نظرت چقدر است؟
صبوری برای بیان نظرات شخصی خود
در مورد پیشنهادت برای سازماندهی مجدد دپارتمان، آیا توضیحات بیشتری داری؟
میشود لطف کنی و در مورد فعالیتهای تجاری قبلی خودت، بیشتر توضیح بدهی؟
بیان تجربههای مشابه برای نشاندادن درک متقابل
من هم بعد از تولد پسرم برای برگشتن مجدد به فضای کاری، بسیار مردد بودم.
در دو سال گذشته مسئولیت خداحافظی با کارکنانم، به عهده من بوده. هر چقدر که این کار برای بقای شرکت ضروری بود، اما هرگز برای من آسان نشد!!!
بهترین فرصتهای گفت و گو در سازمان چه زمانی است؟
هنگام آموزش کارکنان و در جلسات راهبری تیم
با گوش دادن فعال، سوالات اعضای تیم به خوبی پاسخ داده میشود. خطاها و اشتباهات به حداقل ممکن میرسد و غیر از ایجاد دلبستگی نسبت به سازمان، بهرهوری و کارایی افراد نیز افزایش پیدا میکند.
زمانی که تغییراتی در روند انجام کارها به وجود میآید
تا وقتی که مشورتها فقط در سطح مدیران باشد، صدای کارکنان شنیده نمیشود. همین امر موجب بیانگیزگی و بیتفاوتی کارکنان یا بدتر از آن، باعث بیزاری و اکراه نسبت به پایبندی به تغییرات مذکور یا قانونهای جدید میشود.
زمانی که شما بهعنوان مدیر و راهبر یک سازمان، فضایی آزاد برای گفتوگو فراهم میکنید و برای ارتباطات درون سازمانی اهمیت قائل میشوید، همکاران و کارکنانتان تمایل بیشتری برای همکاری با شما و بیان ایدهها و پیشنهادات خود برای ارتقای مجموعه خواهند داشت.
سخن پایانی:
بیهوده نگفتهاند که: “مستمع صاحب سخن را بر سر ذوق آورد؛”
کارکنان شما همانقدر که نیاز دارند بگویند، نیاز دارند که شنیده شوند. مدیرانی که مستمع خوبی نیستند و به صحبتها خوب گوش نمیدهند، توجه و محبت کارکنان خود را از دست میدهند و باعث افزایش دلسردی و احساس نارضایتی در سازمان میشوند.
همسا ابزاری است برای ارتباطات درون سازمانی؛ که در مسیر مدیریت راهبرانه، به کمک شما آمده تا صدای لایههای مختلف سازمانتان را بشنوید.
با تیم همسا تماس بگیرید!
